ระบบสารสนเทศขององค์กร TPS KWS DSS ESS OAS MIS

  ระบบสารสนเทศขององค์กร TPS KWS DSS  ESS OAS MIS

ระบบสารสนเทศเเบบประมวลรายการ(TPS)

เป็น ระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกเเละประมวลข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมหรือ การปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้าการบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฎิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่ เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนเเละราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า

หน้าที่ของ TPS

1. การจัดกลุ่มของข้อมูล คือ การจัดกลุ่มข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน
2. การ คิดคำนวณ การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวณภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา
3. การ เรียงลำดับข้อมูล การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น
4. การสรุปข้อมูล เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาเเต่ละคน
5. การ เก็บ การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฎิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงเเล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ เเต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฎิบัติการมากกว่า เเม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฎิบัติงานในองค์การเเต่ระบบ TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหารด้วย ดังจะกล่าวต่อไป
     
   Operational-Level System
   

   Transaction Processing System(TPS) ตัวอย่าง ระบบบัญชี ระบบสั่งสินค้า ระบบเงินเดือน ระบบบุคลากร

ระบบงานสร้างความรู้ (KWS)

เป็น ระบบที่ช่วยสนับสนุนบุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆบริการใหม่ ความรู้ใหม่ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน หน่วยงานต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนในการพัฒนาเกิดขึ้นได้โดย สะดวก สามารถเเข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ เเละราคา ระบบต้องอาศัยเเบบจำลองที่สร้างขึ้น ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ ผลลัพธ์ ของระบบนี้มักอยู่ในรูปของสิ่งประดิษฐ์ ตัวเเบบ รูปแบบ เป็นต้น

กระบวนการในการสร้าง KWS ประกอบด้วย 4 ระยะ คือ

1. Infrastructural Evaluation ขั้นการวางโครงสร้างพื้นฐานของการจัดการความรู้
2. KM System Analysis,Design and Development ขั้นการประเมินระบบ การจัดการความรู้ การออกเเบบเเละการพัฒนา
3. System Development ขั้นตอนการพัฒนาระบบที่ได้มีการประเมินเเล้ว
4. Evaluation ขั้นตอนการประเมินระบบการจัดการความรู้ที่ได้สร้าง

Knowledge Work System ประกอบด้วยด้วยส่วนสำคัญดังต่อไปนี้

1. ฐานข้อมูลการจัดการลูกค้า เเละการตลาด
2. สารบัญฐานข้อมูลความรู้พื้นฐานเเละวิธีการจัดการลูกค้าขององค์กร
3. การเชื่อมต่อองค์ประกอบด้านบัญชี
4. การจัดการคลังสินค้า เเละการหมุนเวียนอุปการณ์
5. การเชื่อมต่อฐานข้อมูลสิทธิลูกค้า
6. ระบบการจัดการผู้ใช้งานของ KWS
    
    Management-Level Systems 
   Knowledge Work Systems (KWS) ตัวอย่าง Computer-Aided Design, Graphics Workstations

ระบบสารสนเทศเเบบ (DSS)

เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ ซึ่งจะมีลักษณะมีโครงสร้างที่ไม่ชัดเจน โดยนำข้อมูลมาจากหลายเเหล่งช่วยในการนำเสนอเเละมีลักษณะยืดหยุ่นตามความต้อง การ ลักษณะของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ระบบ DSS จะมีการเเบ่งเเยกการตัดสินใจในลักษณะที่เป็นโครงสร้าง ลักษณะไม่เป็นโครงสร้าง เเละลักษณะกึ่งโครงสร้าง โดยส่วนใหญ่ปัญหาที่เป็นโครงสร้างเกิดจากการทำงานประจำ ส่วนปัญหาที่ไม่เป็นโครงสร้างเกิดจากความไม่เเน่นอน เนื่องจากงานไม่เป็นประจำปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างกึ่งโครงสร้าง มักจะเกิดจากปัญหาที่มีโครงสร้างเเต่ผิดจากงานประจำบ้าง โดยทั่วไประบบ DSS มักจะถูกนำมาใช้ในการออกเเบบเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ วิเคราะห์ในลักษณะกึ่งโครงสร้างเเละไม่เป็นโครงสร้าง ซึ่งเเตกต่างจากระบบ TPS เเละ MIS ซึ่งมีการจัดการกับปัญหาที่เป็นโครงสร้าง เเละในขณะเดียวกันองค์การมักจะใช้การวิจัยเชิงปฎิบัติ ในการจัดเตรียมตัวเเบบเพื่อใช้ในการสร้างทางเลือก เเต่ในปัจจุบันระบบ DSS ได้ถูกออกเเบบเพื่อรวมความสามารถของ TPS MIS เเละการสร้างตัวเเบบของ OR เข้าด้วยกันเพื่อช่วยในการวิเคราะห์ปัญหาในรูปเเบบต่างๆเเละสร้างเครื่องมือ ในการวิเคราะห์กับผู้ใช้

การออกเเบบ DSS ที่ดีจะต้องสามารถตอบสนองต่อการนำไปใช้ของผู้บริหารระดับสูง สามารถช่วยในเรื่องการพยากรณ์ การวางเเผนเชิงกลยุทธ์ เเละผู้บริหารระดับกลางที่จะนำไปปฎิบัติได้ ในอดีตการตัดสินใจที่ผิดพลาดมักจะเกิดจาดตัวบุคคล จึงมีการนำระบบ DSS มาช่วยในการตัดสินใจเป็นกลุ่ม ระบบ DSSที่ดีสามารถช่วยในการหาข้อมูล เลือกข้อมูลเเละใช้ตัวเเบบที่เหมาาะสมในการวิเคราะห์ข้อมูล รวมถึงการควบคุมการทำงานด้วยตนเองปราศจากการเเทรกเเซงของผู้ชำนาญ ผู้ชำนาญจำทำหน้าที่ในการให้คำปรึกษา ฝึกอบรม เเนะนำ เเละสนับสนุน ส่วนการปฎิบัติเป็นหน้าที่ของผู้ใช้

หน้าที่หลักของ DSS

1. ระบบ สารสนเทศที่ใช้สำหรับการสนับสนุนผู้ตัดสินใจทางการบริหารทั้งที่เป็นตัว บุคคลหรือกลุ่ม โดยการตัดสินใจนั้นจะเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่มีลักษณะเป็นเเบบไม่มีโครง สร้างโดยจะมีการนำวิจารณญาณของมนุษย์กับข้อมูล จากคอมพิวเตอร์มาใช้ประกอบในการตัดสินใจ
2. ระบบ DSS ช่วยในการตอบสนองความต้องการที่ไม่ได้คาดการณ์มาก่อนโดยผู้ใช้สามารถปรับ ข้อมูลใน DSS ได้ตลอดเวลาเพื่อจัดการกับเงื่อนไขต่างๆที่เปลี่ยนเเปลงไป โดยใช้การวิเคราะห์ที่เรียกว่า Sensitivity Analysis
3. ช่วยในการตัดสินใจที่ต้องการความรวดเร็วสูง เพื่อใช้ประกอบในการกำหนดกลยุทธ์ในการเเข่งขัน
4. เสนอทางวิเคราะห์ในทางเลือกต่างๆ ในสถานการณ์ที่มีความซับซ้อน
5. จัดการเก็บข้อมูลซึ่งมาจากหลายเเหล่งได้ ทั้งภายในเเละภายนอกหน่วยงาน
6. นำเสนอได้ทั้งรายงานที่เป็นตัวข้อความเเละกราฟฟิค
    

   Management-Level Systems

    Decision Support Systems (DSS) ตัวอย่าง การวิเคราะห์ยอดขาย การวางแผนการผลิต การวิเคราะห์ต้นทุน

ระบบสนับสนุนการทำงานของผู้บริหาร(ESS)

เป็นระบบที่ใช้สนับสนุนการทำงานของผู้บริหาร เช่น ให้ผู้บริหารสามารถใช้งาน Internet หรือสามารถใช้ Vedio Conference ได้ ซึ่งระบบ ESS จะต้องมีความสามารถในการสนับสนุน ในเรื่องการสื่อสาร การจัดการระบบสำนักงานอัตโนมัติ สนับสนุนการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงสถิติ เเละตัวเลขหรือเป็นระบบอัจฉริยะ

หน้าที่สำหรับการกำหนดความต้องการของระบบสนับสนุนผู้บริหาร ESS

1. จำเเนกประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้นให้เป็นชุดหรือเป็นเรื่องเดียวกัน เพื่อง่ายต่อการวิเคราะห์เเละตัดสินใจ
2. ล้วง เอาความจริง จากการประเมินผลกระทบของเหตูการณ์ที่เกิดขึ้นว่ามีผลกระทบต่อเป้าหมายของ บริษัทหรือไม่ ถ้าหากมีผลกระทบ ต้องพยายามเปลี่ยนเเผนเพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่วางไว้
3. ล้วงเอาความจริงจากตัวดัชนี สามในห้าประการซึ่งถูกนำมาใช้เป็นเเนวทางการเเก้ปัญหาเเต่ละประเด็น
4. ค้นหาความจริงเกี่ยวกับศักยภาพของเเหล่งสารสนเทศ ที่จะใช้เป็นตัวกำหนดในการบริหารองค์การ
5. ทดสอบทางเลือกต่างๆที่เป็นตัวกำหนดเเนวทางว่าทางเลือกไหนดีที่สุดความเสี่ยงน้อยที่สุด
    Executive Support System : ESS  
      เป็นระบบที่ใช้สนับสนุนการทำงานของผู้บริหาร   เช่น   ให้ผู้บริหารสามารถใช้งาน Internet   หรือสามารถใช้  Vedio  Conference  ได้   ซึ่งระบบ  ESS  จะต้องมีความสามารถในการสนับสนุน (Support)  ในเรื่องการสื่อสาร (Communications)   การจัดการระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office automation)  สนับสนุนการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงสถิติ (Analysis support)  และตัวเลข  หรือเป็นระบบอัจฉริยะ (Intelligence)
    ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ( Office Automation System : OAS)
   

   ระบบสำนักงานอัตโนมัติ 

            เป็นระบบที่ออกแบบขึ้นเพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนใหญ่เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่างๆ ของสำนักงาน เพื่อประโยชน์ในการใช้งาน ระบบสำนักงานอัตโนมัติประกอบด้วย

   ·        ระบบจัดการเอกสาร

   ·        ระบบจัดการด้านข่าวสาร

   ·        ระบบประชุมทางไกล

   ·        ระบบสนับสนุนสำนักงาน

            ระบบสำนักงานอัตโนมัติ Office Automation Systems(OAS)           ระบบสำนักงานอัตโนมัติ OAS คือ ระบบสารสนเทศที่สามารถสร้าง (Create) เก็บข้อมูล (Store) ปรับปรุงข้อมูล (Modify) แสดงภาพ (Display) และติดต่อสื่อสารระหว่างระบบธุรกิจ โดยการใช้คอมพิวเตอร์และระบบเทคโนโลยีการสื่อสาร เข้ามาช่วย แทนการพูด เขียน หรือส่งรูปภาพแบบเดิมผู้บริหารคอมพิวเตอร์
             ผู้บริหารคอมพิวเตอร์ อาจเป็นหัวหน้าของศูนย์คอมพิวเตอร์ หรือ ศูนย์เครือข่าย ก็ได้ อาจเรียกว่า PC Manager LAN Manager  มีหน้าที่หลักในการดูแลระบบและเครื่องคอมพิวเตอร์
   1. ควบคุมปริมาณเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
   2. ควบคุมค่าใช้จ่าย
   3. ความเป็นเอกภาพและความปลอดภัยของข้อมูล
   4. การระมัดระวังการใช้คอมพิวเตอร์เพื่อวัตถุประสงค์อื่นๆ ที่นอกเหนือการทำงาน

   ศูนย์สารสนเทศ (Information Center)
             เป็นหน่วยงานที่พนักงานจะได้รับความช่วยเหลือ ในการแก้ไขปัญหาทางซอฟต์แวร์ ในองค์กรใหญ่ๆ ศูนย์ข้อมูลอาจเรียกว่า Support Center  ซึ่งให้ความช่วยเหลือแก่ผู้ใช้ในรูปแบบต่าง ๆ
               การให้บริการของศูนย์สารสนเทศมี  ดังนี้1. การเลือกใช้ซอฟต์แวร์
   2. การเข้าถึงข้อมูล
   3. การเข้าถึงเครือข่าย
   4. การฝึกอบรม
   5. การให้ความช่วยเหลือด้านเทคนิค

   ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ( Office Automation System : OAS )

                   เป็นระบบสำหรับเชื่อมโยงการทำงานของเจ้าหน้าที่และผู้บริหาร  เพื่อใช้ในการสื่อสารข้อมูล  การค้นหาข้อมูลจากฐานข้อมูล   การจัดตารางนัดหมาย  การประชุมทางไกล

   * สนับสนุนการทำงานของเจ้าหน้าที่ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลโดยตรง เช่น พนักงานป้อนข้อมูล (Data Entry Worker)

   * เป็นกลุ่มพนักงานที่มีความรู้ในระดับต่ำกว่าผู้ชำนาญการ (Knowledge Workers)

   * OAS เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการสนับสนุนการใช้ข้อมูลร่วมกัน และอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างกัน

    Knowledge-Level System

   Office Automation Systems (OAS) ตัวอย่าง Word Processing, Image Storage

     Management Information System : MIS

   ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System) หรือ MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้ง สารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต นอกจากนี้ระบบเอ็มไอเอสจะต้อง ให้สารสนเทศ ในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง
               แม้ว่าผู้บริหาร ที่จะได้รับประโยชน์จาก ระบบเอ็มไอเอสสูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบเอ็มไอเอสแล้ว จะเป็นระบบที่ สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ ผู้บริหารทั้งสามระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงาน ที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้ม และภาพรวม ขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งามารถควบคุมและตรวจสอบงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดี ขอบเขตของรายงาน จะขึ้นอยู่กับ ลักษณะของสารสนเทศ และจุดประสงค์การใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา (เช่น งบกำไรขาดทุนหรืองบดุล) รายงานตามความต้องการ หรือรายงานตามสภาวะการณ์หรือเหตุผิดปกติ
               ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ Management Information System : MIS
               เป็น ระบบการจัดหาคนหรือข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลเพื่อการดำเนินงานของ องค์การการจัดโครงสร้างของสารสนเทศโดยแบ่งตามลำดับ
   การนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้ 4 ระดับดังนี้
   1. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผนนโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง
   2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัตและการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง
   3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฎิบัติการและการควบคุมในขั้นตอนนี้ผู้ บริหารระดับล่างจะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฎิบัติงาน
   4. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล 

    Management-Level Systems

   Management Information Systems (MIS) ตัวอย่าง การบริหารการขาย การควบคุมสินค้าคงคลัง การวางแผนงบประมาณ